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 La rappresentazione grafica Riduci

1.3.1       Lo Schema Grafico del Processo

I vari componenti della mappa dei processi descritti al paragrafo precedente sono come dei tasselli di un puzzle multi dimensionale, che possono essere difficilmente definiti senza il supporto di schematizzazioni grafiche e di meccanismi che aiutino a verificare la coerenza dei vari componenti del puzzle. Per questo sono state sviluppate svariate tecniche di analisi che definiscono:

·        le rappresentazioni grafiche da utilizzare per descrivere i vari elementi che caratterizzano la mappa dei processi: attività, flussi di input, flussi di output, vincoli, funzioni organizzative;

·        le relazioni fra i vari componenti: attività-flussi, attività-attività, attività-funzioni organizzative;

·        le verifiche e controlli da effettuare per assicurare la coerenza dei vari componenti.

 

Basati su tali tecniche di analisi, sono sviluppati e messi sul mercato, e sono oggi disponibili, dei prodotti software che permettono di utilizzare tali tecniche di analisi e rappresentazione con il vantaggio del supporto informatico. L’uso di tali strumenti può fornire un aiuto significativo al processo di costruzione, verifica e mantenimento della Mappa dei Processi. L’esempio riportato in appendice è stato sviluppato appunto utilizzando uno di questi strumenti software.

 

Le tecniche più diffuse, nonché i relativi strumenti software di supporto, permettono di combinare l’approccio “Top Down”, cioè dal generale al particolare, con l’approccio Bottom-Up, e cioè dalla viste di dettaglio, alla vista generale globale.

 

I concetti su cui si basa il metodo di analisi sono abbastanza intuitivi e di facile comprensione, e si ispirino ad un modello metodologico teorizzato quattrocento anni fa da Cartesio nel suo “Discorso sul Metodo” i cui principi fondamentali sono riassunti nei seguenti quattro precetti, tratti appunto dal citato testo di Cartesio:

 

Primo precetto:

Non ricevere per vera alcuna cosa che io non conoscessi in modo evidente per tale.

 

Secondo precetto

Far dovunque delle analisi così complete e delle rassegne così generali da essere sicuri di non omettere nulla.

 

Terzo precetto

Dividere ciascuna delle difficoltà da esaminare nella parti di cui è suscettibile e c’è bisogno per meglio risolverla.

 

Quarto precetto

Condurre con ordine i miei pensieri

 

Volendo aggiungere qualche commento, per calare i principi sopra riportati nel contesto di una analisi finalizzata a costruire una mappa dei processi, si possono fare le seguenti considerazioni:

1.      Non dare nulla per scontato; non è detto che quello che si fa e si è sempre fatto sia la cosa più giusta da fare.

2.      Condurre il processo di analisi senza tralasciare nessun aspetto dell’attività dell’ente o dell’impresa. Tutti gli aspetti considerati devono essere riportati e descritti nel documento di mappa. Anche quelli la cui descrizione può apparire scontata devono essere descritti; non è detto infatti che tutti abbiano lo stesso livello di comprensione.

3.      Quando si analizza una entità complessa, da considerare nella sua globalità, è necessario utilizzare un qualche meccanismo che consenta di suddividerla in parti che consentano di definire e descrivere gli aspetti di dettaglio, senza però che questa scomposizione pregiudichi la visione di insieme, e quindi l’ottica e l’approccio globale.

4.      Il percorso da seguire nel processo di analisi e di descrizione deve essere preciso, rigoroso e predefinito.


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 Graziano Ferrini Riduci
Graziano Ferrini - Consulenze di Organizzazione e Management
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