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giovedì 13 dicembre 2018 ..:: Il Decalogo del PM » 9. Rilevare l’avanzamento e i consuntivi ::.. Registrazione  Login
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 9° Punto del Decalogo del PM: Rilevare avanzamento e consuntivi Riduci

La rilevazione dei consuntivi consiste nella rilevazione e registrazione sistematica dell’impegno di risorse e dei costi effettivamente sostenuti su ciascuna attività, a fronte degli impegni e dei costi pianificati, nonché della valutazione a finire per le attività iniziate e non completate.
La responsabilità della registrazione è delle singole persone, che devono registrare sistematicamente l’impegno speso giorno per giorno sull’attività. In queste registrazioni bisogna tener conto della possibilità che una risorsa possa registrare consuntivi anche su attività su cui non è stata pianificata. La corretta attribuzione dei consuntivi sulle specifiche attività è essenziale per poter determinare a consuntivo come effettivamente si distribuiscono gli impegni ed i costi sulle varie attività del progetto.
La registrazione dei consuntivi sulle attività deve essere effettuata con continuità, al fine di ottenere la corretta attribuzione del tempo speso sulle attività. Di norma i progetti si caratterizzano per il fatto che le persone assegnate non sono assegnate a tempo pieno su uno specifico progetto; pertanto, per avere la corretta attribuzione, la registrazione deve essere effettuata in tempo utile per ricordare su quale progetto/attività e quanto si è lavorato.
Per le attività a cui sono assegnate risorse identificate in modo generico in base al profilo professionale, la responsabilità della registrazione è del referente dell’unità organizzativa assegnata all’attività tramite l’identificativo della OBS.
Il referente dell’unità OBS assegnata all’attività ha anche la responsabilità di rilevare e registrare i consuntivi al momento della consegna dei prodotti pianificati a costo, anziché a tempo.
La rilevazione dell’avanzamento consiste nella rilevazione e registrazione delle date effettive di inizio e di fine di ciascuna attività.
Ovviamente, in un progetto, è molto importante che le attività vengano svolte nei tempi pianificati, in quanto molte delle attività di un piano dipendono dall’inizio o da completamento di altre attività. Quindi, se le attività vengono iniziate, e soprattutto completate, in tempi successivi rispetto alle date pianificate, è molto probabile che tali ritardi determinino uno spostamento in avanti di tutti i “successori”, provocando quindi un possibile sconvolgimento del programma di lavoro di tutte le risorse assegnate alle attività a valle rispetto a quelle in ritardo. Questo ritardo potrebbe riflettersi sulle date di rilascio dei prodotti finali del progetto.
Peraltro, è abbastanza normale e fisiologico che le cose nei progetti non vadano esattamente come pianificato; ma se questo si verifica, è opportuno che eventuali cambiamenti e ritardi rispetto al piano vengano rilevati e registrati con la massima tempestività, in modo da poter prendere le necessarie contromisure al fine di limitare, e possibilmente eliminare, gli sconvolgimenti sulle attività del progetto in corso che ne potrebbero derivare, e soprattutto il ritardo nel completamento del progetto.
Il referente dell’unità OBS assegnata all’attività ha la responsabilità di registrare le date effettive di inizio, e soprattutto di completamento, dell’attività.
La registrazione dell’avanzamento deve essere effettuata con la frequenza richiesta per poter identificare in tempo utile eventuali scostamenti significativi rispetto alle date pianificate. Una registrazione fatta con frequenza mensile potrebbe dare evidenza troppo tardi di eventuali scostamenti rilevanti. Inoltre, affinché le registrazione effettuate siano significative per tutto il progetto, è necessario che le registrazioni effettuate sulle attività siano temporalmente “sincronizzate”.


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 Graziano Ferrini Riduci
Graziano Ferrini - Consulenze di Organizzazione e Management
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