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giovedì 13 dicembre 2018 ..:: Il Decalogo del PM » 10. Analizzare gli scostamenti e ripianificare ::.. Registrazione  Login
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 10° Punto del Decalogo del PM:Analisi scostamenti-ripianificazione Riduci

Dopo che su tutte le attività del progetto sono state completate le rilevazioni dei consuntivi e degli avanzamenti, deve essere effettuata la rielaborazione del calendario delle attività, per tener conto delle date effettive di esecuzione delle attività stesse, che possono essere diverse dalle date definite nel piano di “Baseline”.

Come risultato della rielaborazione si potrebbe ottenere un piano significativamente diverso dal piano che era stato registrato e comunicato alle risorse ed alle funzioni interessate come piano di riferimento (cioè il piano di Baseline).

Mettendo a confronto il piano aggiornato con i dati consuntivi con il piano di Baseline è possibile mettere in evidenza eventuali scostamenti, che possono essere:

n        Scostamenti nei tempi di esecuzione delle attività;

n        Scostamenti nell’impegno di risorse

 

Lo scostamento nei tempi può ripercuotersi sulla data finale del progetto; in questo caso si presentano di norma due possibili alternative:

n          E’ possibile identificare una o più attività del “percorso critico” di cui è possibile ridurre la durata, rispetto a quanto definito nel piano di baseline, e ridurre tale durata di un numero di giorni uguale al valore delle scostamento sulla data finale. In tal modo è possibile ricondurre la data di fine progetto al valore di baseline.

n          Non è possibile ridurre la durata delle attività del percorso critico; in tal caso non rimane altro che rinegoziare con la direzione dell’azienda la nuova data di fine progetto, ed il piano rivisto diventerà pertanto il nuovo piano di riferimento per il gruppo di progetto. E’ evidente che questa è, per il responsabile del progetto, una situazione di “estrema ratio”; significa che sono state esplorate tutte le possibilità di ricondurre il progetto entro i limiti temporali inizialmente concordati, senza trovare altre soluzioni.

Gli scostamenti sulle date possono riguardare anche attività che non hanno impatto sulla data final edel progetto. In questo caso è comunque necessario analizzare l’impatto che lo scostamento può determinare sulle attività a valle. Il ritardo può infatti richiedere un cambiamento dei programmi di lavoro delle risorse assegnate sulle attività a valle; programmi che devono essere quanto meno rinegoziati ed autorizzati dai responsabili delle risorse impattate.

Nel controllare l’avanzamento nell’impegno delle risorse rispetto al piano bisogna considerare in modo diverso le attività completate rispetto a quelle in corso di esecuzione al momento della registrazione.

Per le attività completate il confronto fra il costo e l’impegno pianificato con il costo e l’impegno consuntivo da una immediata indicazione dell’andamento dei costi consuntivi rispetto ai costi pianificati. Un costo consuntivo superiore al costo pianificato può essere una indicazione che le attività completate sono state sottostimate. Questo non significa necessariamente che tutto il progetto è stato sottostimato. Numerose indagini hanno dimostrato che un maggior impegno sulle prima fasi dei progetti (che sono di norma le fasi di definizione dei requisiti e di progettazione) può portare benefici e minori costi nelle fasi a valle di realizzazione ed attuazione.

Per le attività in corso di realizzazione, il confronto fra i costi pianificati ed i costi consuntivi è ovviamente privo di significato; per controllare l’andamento dei costi sulle attività in corso è necessario che sia disponibile una attendibile “stima a finire” (ETC – Estimate To Complete), che sommata ai consuntivi può fornire una indicazione significativa in merito all’eventuale scostamento con i costi pianificati. Bisogna però dire che il valore della stima a finire viene di norma considerato uguale alla differenza tra il valore pianificato ed il valore consuntivo. In tal modo però, se il costo pianificato è stato sottostimato, la stima a finire viene rettificata solo quando ci si rendo conto che sono state spese tutto o quasi le risorse pianificate e l’attività non è completata. Col rischio di introdurre, oltre al maggiore costo, anche un possibile ritardo.

Nel caso comunque che l’andamento dei costi e degli impegni consuntivi, considerando anche le stime a finire, si rivelino costantemente superiori ai costi ed agli impegni pianificati, diventa essenziale rivedere la stima di tutte le attività del progetto da iniziare e da completare, e conseguentemente, rinegoziare il budget di progetto con la direzione, nonché ridefinire il piano di progetto, almeno per quanto riguarda i costi e gli impegni di risorse pianificati sulle attività.

 


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 Graziano Ferrini Riduci
Graziano Ferrini - Consulenze di Organizzazione e Management
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